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Cool and Comfort 102 – septembre 2024

La croissance ‘data-driven’ du spécialiste de la ventilation Juvah

Avec un doublement de son CA et du nombre de collaborateurs au cours des trois dernières années, Juvah a connu une croissance exponentielle. Afin de soutenir cette croissance et de relever les défis qui s’annoncent, le spécialiste de la ventilation de Brecht s’est associé au développeur de logiciels Astena. Le plan comptable étendu que Juvah utilisait a été remplacé par le plan réduit de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Un plan solide et le travail d’équipe ont fait le reste.

Issue d’une entreprise qui commercialisait des ensembles de systèmes de ventilation à monter soi-même pour les bricoleurs, la société Juvah, fondée en 2007, est devenue une PME à part entière qui opère à la fois sur les marchés résidentiels et non résidentiels. Outre la branche B-2-C, il existe également une branche B-2-B très développée, greffée sur la promotion immobilière (clés en main, immeubles résidentiels, bureaux, maisons de repos, etc.). Juvah, qui emploie environ 90 personnes, dont la plupart sont originaires de la région, fonctionne comme une entreprise familiale très soudée. Le spécialiste de la ventilation possède désormais des filiales dans toutes les provinces flamandes : Brecht (Anvers), Lommel (Limbourg), Machelen (Brabant flamand), Stekene (Flandre orientale) et -depuis peu- Loppem (Flandre occidentale).

Gain de temps et capacités de données supplémentaires

« Nous étions à la recherche d’un partenaire capable de nous aider à poursuivre notre croissance de manière saine, en nous appuyant sur des données. Notre précédent paquet ERP (avec du sur mesure) prévoyait un certain nombre d’étapes intermédiaires avant de pouvoir implémenter de nouvelles choses. Dans notre quête d’un autre paquet ERP, nous nous sommes rapidement dirigés vers la solution Microsoft Dynamics 365 Business Central – qui dispose de beaucoup plus de fonctions- et vers Astena », explique Roe Cools, coordinateur de formation chez Juvah. « L’ajout de données supplémentaires nous offre pas mal de nouvelles possibilités. Le lien avec Checkinatwork sur les chantiers en constitue une belle application. L’implémentation du Business Central s’effectuait manuellement, ce qui entraînait une charge de travail importante en interne, y compris pour les chefs de projet. Cela peut désormais se faire à partir de la planification. Avec 40 à 45 collaborateurs sur divers chantiers quotidiennement, cela se traduit par un gain de temps considérable. En outre, le fait que les travaux d’installation se déplacent rapidement d’un chantier à l’autre, est propre à la ventilation. Nos équipes de montage ont souvent deux chantiers par jour dans leur planning. Nous pouvons désormais introduire des projets à partir de notre outil de planification, affecter des employés à des projets, etc., de manière à ce qu’ils soient automatiquement connectés. La planification peut en outre être adaptée en cours de journée. Un collaborateur du service interne suffit pour suivre cela de près quotidiennement. Le surplus de données nous permet également, par exemple, d’approcher les différents profils (chefs de projet, architectes...) chez nos clients finaux de manière plus transparente et d’implémenter de nouveaux partenaires. »

Un travail d’équipe solide avec un spécialiste du secteur

Plusieurs intégrateurs proposent Business Central et implémentent le système ERP, chacun à sa manière. Pourquoi le choix d’Astena ? « Chez Astena, nous avons particulièrement été séduits par l’exploitation du projet et la manière dont les budgets sont pris en compte, ainsi que par le travail d’équipe et certaines fonctionnalités. La façon dont Astena a présenté notre collaboration a fait forte impression : la mise en place initiale, la division en phases, la désignation d’utilisateurs clés par département pour former les employés, la phase de retour d’information de notre côté... Une deuxième raison pour laquelle notre choix s’est porté sur Astena, est la possibilité d’organiser des formations sur mesure. Dans un premier temps, ce sont certains utilisateurs clés de Juvah qui ont suivi la formation dispensée par les experts d’Astena. Ensuite, notre CEO, notre CFO et moi-même ont suivi en tant que coordinateur de formation. Sur base de notre vision d’ensemble, mes collègues et moi-même avons pu proposer des formations sur mesure à des équipes d’employés spécialisées », ajoute Roel Cools.

« Avec un délai d’exécution à chaque étape permettant de tester certaines choses. Cette canalisation dans le temps était également nécessaire pour permettre une mise en œuvre sans heurts – phase de test, phase d’acceptation, phase de mise en œuvre, mise en service – du Business Central. La collaboration a également été facilitée par tous les moyens possibles par Astena. Il y a eu des sessions d’approfondissement sur certains sujets, les sessions de formation initiales ont été filmées, et nous avons été assistés lors de la préparation des manuels… »

Travailler plus efficacement

« Désormais, Juvah utilise depuis un an les modules opérationnels du système Business Central, et notre comptabilité depuis 2022 déjà, à l’époque où une implémentation rapide se révéla nécessaire après plusieurs fusions. Le système fonctionne déjà efficacement. Après la partie financière, la vente, le calcul et le module d’exploitation du projet, c’est au tour du service après-vente. Il en résulte que Juvah peut désormais fonctionner davantage sur la base de données », déclare Roel Cools.

« Cela signifie, entre autres, que nous pouvons désormais identifier, sur la base de données, les équipes de montage qui collaborent de manière optimale et celles qui rencontrent parfois des problèmes. L’objectif est également de pouvoir transférer, en temps voulu, certains clients vers l’une de nos filiales ».

Outil de planification performant & applications pour l’installateur

Outre la base de données centrale de Business Central, Astena propose également un certain nombre de solutions périphériques, parmi lesquelles Visual Planning, qui est l’outil de planification avec lequel Juvah planifie des projets. Cela a permis à Juvah d’être opérationnel presque immédiatement après le début du partenariat avec Astena. Un exemple type en termes de gestion du changement. Roel Cools : « Cet outil de planification est un instrument concret permettant de commencer immédiatement à travailler avec la gestion de projet, mais aussi à partir duquel des aperçus peuvent être générés, par ex. » « Microsoft Power Apps, de son côté, permet à l’installateur de prendre en charge et de visualiser sa propre planification. « Grâce à cet outil transparent et clair, il peut facilement enregistrer un chantier, transmettre des heures de travail, etc. Des rapports de chantier et des photos peuvent également être ajoutés. Document Output – un module qui permet d’envoyer automatiquement des courriers électroniques et de lire automatiquement des factures par balayage OCR – est une autre application intéressante. Un autre connecteur, qui est déjà utilisé actuellement, est le lien avec Company Web. Celui-ci propose des données actualisées sur la santé financière des entreprises, un outil essentiel pour le département financier de Juvah. Isabel Connect est un autre module qui permettra bientôt à Juvah d’effectuer des paiements automatiquement à partir de Business Central ».

Cartographie numérique de l’architecture

C’est à dessein que le module de service au sein de Business Central n’a pas été implémenté pour le moment. En concertation avec Astena, Juvah a opté pour une solution temporaire. En prévision de la poursuite du déploiement de la plateforme Astena, le Chief Technical Officer de Juvah est en train de définir l’architecture numérique globale de l’entreprise (y compris ses succursales et la société holding dont Juvah fait partie) ainsi que les priorités d’investissement.

Par Philip Declercq