SOFTWARE
Cool and Comfort 102 – september 2024

Groei van ventilatiespecialist Juvah data-driven ondersteund

Met een verdubbeling van de omzet en het aantal medewerkers in de laatste 3 jaar kende Juvah een exponentiële groei. Om deze te ondersteunen en de uitdagingen aan te pakken ging de ventilatiespecialist uit Brecht in zee met softwareontwikkelaar Astena. Het uitgebreide rekeningschema waarvan Juvah gebruik maakte, werd vervangen door het gereduceerde schema van Microsoft Dynamics 365 Business Central. Een sterk plan en teamwork deden de rest.

Gegroeid uit een bedrijf dat zelfbouwpakketten met ventilatiesystemen voor de doe-het-zelver op de markt bracht, is Juvah, opgericht in 2007, doorgegroeid tot een volwaardige KMO die zowel op de residentiële als op de niet-residentiële markt actief is. Naast de B-2-C tak is er een sterk uitgebouwde B-2-B tak, geënt op projectontwikkeling (sleutel-op-de-deur, appartementsgebouwen, kantoren, woonzorgcentra etc). Juvah telt een 90-tal medewerkers – waarvan de meeste uit de regio afkomstig – en werkt als een hecht familiebedrijf. Inmiddels telt de ventilatiespecialist filialen in alle Vlaamse provincies: Brecht (Antwerpen), Lommel (Limburg), Machelen (Vlaams-Brabant), Stekene (Oost-Vlaanderen) en – sinds kort – Loppem (West-Vlaanderen).

Tijdwinst en extra datacapaciteit

“We zochten een partner die er mee kon voor zorgen dat we op een gezonde manier, data-gedreven, blijven groeien. Ons vorig ERP-pakket (met maatwerk) voorzag nogal wat tussenstappen vooraleer we nieuwe zaken konden implementeren. In onze zoektocht naar een ander ERP-pakket zijn we vrij snel bij Microsoft Dynamics 365 Business Central – dat over veel meer functies beschikt – en bij Astena terecht gekomen”, zegt Roel Cools, opleidingscoördinator bij Juvah. “De input van extra data biedt heel wat nieuwe mogelijkheden. Een mooie toepassing is de link met Checkinatwork op werven. Voor de implementatie van Business Central gebeurde dit manueel. Dit zorgde voor een grote werklast intern, ook voor de projectleiders. Nu kan dit vanuit de planning. Met dagelijks 40 tot 45 medewerkers op diverse werven betekent dit een aanzienlijke tijdwinst. Bovendien is het eigen aan ventilatietechniek dat het installatiewerk zich snel van werf verplaatst. Onze montageteams hebben dagelijks vaak 2 werven op de planning. Nu kunnen we vanuit onze planningstool projecten ingeven, medewerkers aan projecten toewijzen etc zodat deze automatisch worden aangemeld. Ook in de loop van de dag zelf kan de planning nog worden aangepast. Eén medewerker op de binnendienst volstaat om dit dagelijks kort op te volgen. Het surplus aan data stelt ons bv. ook in staat om op een transparantere manier de verschillende profielen (projectleiders, architecten…) bij onze eindklanten op een geëigende manier te benaderen en nieuwe partners te implementeren.”

Sterk teamwork met een sectorspecialist

Verschillende integratoren bieden Business Central aan en implementeren het ERP-systeem, elk op hun eigen manier. Vanwaar de keuze voor Astena? ‘Bij Astena spraken vooral de projectwerking en de manier waarop er naar budgetten werd gekeken, ons aan, net als het teamwork en bepaalde features. De manier waarop Astena onze samenwerking voorstelde, maakte indruk: de initiële opzet, de opdeling in fases, het aanduiden van key users per afdeling voor het opleiden van medewerkers, de feedbackfase van onze kant… Een tweede reden waarom onze keuze op Astena viel, waren de opleidingen op maat. In eerste instantie volgden enkele key users binnen Juvah de opleiding door Astena-experten. Later volgden onze CEO, onze CFO en ikzelf als opleidingscoördinator. Vanuit onze helikoptervisie konden collega’s en ikzelf vervolgens opleidingen op maat voor gespecialiseerde teams van medewerkers verzorgen”, aldus Roel Cools. “Met bij elke stap een doorlooptijd waarbij er bepaalde zaken konden worden uitgetest. Die kanalisering in de tijd was ook nodig om de implementatie – testfase, acceptatiefase, uitvoeringsfase, live gaan – van Business Central vlot te laten verlopen. De samenwerking werd ook op alle mogelijke manieren gefaciliteerd door Astena. Er waren deep dive sessies rond bepaalde thema’s, de initiële opleidingen werden op video opgenomen, bij het opmaken van handleidingen kregen we assistentie... “

Efficiënter werken

“Inmiddels is Juvah een jaar live met de operationele modules in Business Central, onze boekhouding is dit reeds sinds 2022, toen een speed-implementatie noodzakelijk na enkele fusies. Er wordt reeds efficiënt in het systeem gewerkt. Na het financiële luik werden sales, calculatie en de module projectwerking afgerond, nu is de dienst naverkoop aan de beurt. Dit alles impliceert dat Juvah nu meer data-driven kan functioneren”, zegt Roel Cools. “Dit betekent o.m. dat we nu – op basis van data – kunnen nagaan met welke montageteams de samenwerking optimaal verloopt en waar er soms problemen opduiken. Bedoeling is ook dat we, op termijn en op het juiste moment, bepaalde klanten kunnen overdragen naar een van onze filialen.”

Performante planningstool & een app voor de installateur

Naast de centrale database van Business Central biedt Astena ook een aantal randoplossingen aan. “Zo is er Visual Planning, de planningstool waarmee Juvah projecten inplant. Hiermee kon Juvah vrijwel direct na de opstart van de samenwerking met Astena live gaan. Een modelvoorbeeld op het vlak van change management. Deze planningstool is het meest tastbare instrument waarmee de projectwerking direct aan de slag kon, waarmee overzichten kunnen worden gegenereerd etc”, zegt Roel Cools. “Microsoft Power Apps maakt het de installateur dan weer mogelijk om zijn eigen specifieke planning over te nemen en te visualiseren. Met dit transparant en overzichtelijk instrument kan hij op een vlotte manier een werf registreren, werkuren doorgeven etc. Ook werfverslagen en foto’s kunnen worden toegevoegd. Ook Document Output – een module waarbij we mails automatisch kunnen verzenden en facturen automatisch inlezen via OCR scanning – is een interessante applicatie. Een andere, momenteel reeds gebruikte, connector is de link met Company Web. Deze toont actuele gegevens over de financiële gezondheid van bedrijven, een essentieel instrument voor de afdeling Finance binnen Juvah. Isabel Connect is een andere module waarmee Juvah binnenkort automatisch betalingen vanuit Business Central zal kunnen verrichten.”

Digitale architectuur in kaart

Doelbewust werd de service-module binnen Business Central vooralsnog niet geïmplementeerd. In overleg met Astena opteerde Juvah voor een tijdelijke oplossing. In afwachting van de verdere uitrol van het Astena-platform brengt de Chief Technical Officer van Juvah de globale digitale architectuur van het bedrijf (inclusief de vestigingen, en de holding waarvan Juvah deel uitmaakt), en de prioriteiten inzake investeringen, in kaart.

Door Philip Declercq