SOFTWARE
Cool and Comfort 103 – novembre 2024
Le nouveau système ERP offre une meilleure visibilité au niveau du projet
“Astena a proposé une solution sectorielle, Business Central for Installation, qui est adaptée à la version standard de Business Central, avec un minimum de personnalisation supplémentaire.”, explique Ilse Van Cauwenberghe d’Alfa Group
En tant que partenaire spécialisé dans les installations CVC, sanitaires et électriques, Alfa TI est actif dans une grande variété de projets.
En tant que partenaire spécialisé dans les installations CVC, sanitaires et électriques, Alfa TI est actif dans une grande variété de projets.
“Le Visual Planning nous permet, par exemple, d’évaluer rapidement et avec précision si la capacité est suffisante pour programmer des projets supplémentaires à l’avenir ”
En tant que spécialiste des installations techniques à grande échelle pour les marchés de l’industrie et des services publics, Alfa Technical Installations (Alfa TI) est la plus grande entreprise du groupe Alfa. Depuis peu, Alfa TI travaille avec le Business Central for Installation d’Astena. « Nous pouvons effectuer des recherches plus facilement et avoir une meilleure compréhension des projets dans notre nouveau système ERP », explique Ilse Van Cauwenberghe, Finance Director d’Alfa Group.
Alfa Group, dont le siège est situé à Lokeren, est une combinaison d’expertise et de compétence de 3 sociétés d’exploitation, représentant ensemble quelque 160 employés. En tant que partenaire spécialisé dans les installations CVC, sanitaires et électriques, Alfa TI est actif dans une grande variété de projets : industrie (pharmaceutique, chimie…), services et collectivités (hôpitaux, laboratoires, écoles…) et pouvoirs publics/PPP (par ex. AC Zuid à Gand). On trouve ensuite Alfa Cooling Technics (Alfa CT) et Alfa Technical Services (Alfa TS). L’objectif est que les trois entreprises finissent par passer du progiciel ERP existant à Business Central for Installation. Alfa Group fait partie de Bouwgroep Van Roey (Rijkevorsel) depuis 2021.
Meilleure compréhension des projets
Lors du passage à un autre système ERP (progiciel de gestion intégré) en 2016, Astena figurait déjà sur la liste des entreprises à prendre en considération pour le processus de migration. Ensuite, d’un point de vue budgétaire, le choix s’est porté sur un autre fournisseur. Ce système était principalement axé sur le suivi des projets et était lié à un programme comptable distinct. « Au fil des ans, nous avons constaté que ce système atteignait ses limites, en partie parce qu’il était toujours basé sur un serveur. En somme, il ne fonctionnait pas dans le cloud. L’interface – une chose à laquelle nos plus jeunes collaborateurs attachent de plus en plus d’importance- était également obsolète. Nous nous sommes également heurté à certaines limites sur le plan fonctionnel. Pour nos chefs de projet, il n’était pas évident d’avoir une bonne compréhension du projet de cette manière », ajoute Ilse Van Cauwenberghe.
Transférer le moins de données possibles
« La méthode de collaboration, l’approche budgétaire et le travail d’équipe ont été les facteurs décisifs dans le choix d’Astana. Ils ont proposé une solution sectorielle, Business Central for Installation, qui est adaptée à la version standard de Business Central, avec un minimum de personnalisation supplémentaire. De là, a découlé le choix des Microsoft Dynamics 365 Business Central (solution Microsoft standard) et Business Central for Installation (Solution Astena), couplés à quelques solutions périphériques », ajoute Van Cauwenberghe. Un tel processus de migration nécessite à nouveau un apprentissage. « Le parcours proposé par Astena nous a convaincus. Ils nous ont conseillé de diviser le processus en sous-projets et de procéder par phases. Il nous a également été expressément recommandé de transférer le moins de données possibles de l’ancien progiciel de gestion intégré (par exemple, les fournisseurs avec lesquels on ne travaille plus, les fichiers d’adresses obsolètes, etc.) vers le nouveau système.
Processus préliminaire
« Un large groupe de travail initial, composé de tous les utilisateurs clés d’Alfa TI et d’une équipe de projet Astena, a compliqué la tâche. C’est pourquoi il a été décidé qu’une équipe de base composée du Technical Director, du spécialiste IT et du Finance Director d’Alfa Group, entamerait un processus préliminaire avec l’équipe du projet. Cette équipe de base a été très impliquée, et elle a cherché une solution dans le cadre des capacités standard du Business Central for Installation. Ce n’est que plus tard que la proposition de projet a été présentée au groupe plus large d’utilisateurs clés, y compris les chefs de projet senior et l’équipe comptable directement impliquée dans chaque application de projet. Il était toutefois important qu’ils restent impliqués dans le processus en cours de route », explique Van Cauwenberghe. « Grâce à l’approche phasée d’Astena, les utilisateurs finaux et les utilisateurs clés entrent très rapidement en contact avec le système opérationnel. Cela nous permet de détecter, de traiter et, si nécessaire, de résoudre très rapidement les problèmes potentiels. »
Solutions périphériques
Plusieurs solutions périphériques sont également liées au nouveau progiciel de gestion intégré. L’ancien ERP utilisé par Alfa TI ne fournissait pas d’outil de planification en tant que tel. Auparavant, la planification était saisie manuellement dans Microsoft Excel. Avec le Visual Planning entièrement intégré à la solution Astena, l’entreprise dispose d’un outil de planification, qui permet de facilement générer des informations. « Avec Visual Planning, le responsable de la planification dispose d’un outil qui fonctionne plus clairement et qui est moins sujet aux erreurs. Visual Planning nous fournit plus d’informations, tant pour planification à court terme que pour la planification à long terme. Cela nous permet, par exemple, d’évaluer rapidement et avec précision si la capacité est suffisante pour programmer des projets supplémentaires à l’avenir », note Van Cauwenberghe.
Document Capture & Geodynamics Connector
Document Capture est une autre solution périphérique utilisée par Alfa TI. Ce module permet la lecture semi-automatique des factures entrantes. Cela signifie, par exemple, que l’on peut immédiatement retrouver certaines informations (un numéro de projet, des montants à payer, etc.) par fournisseur. Les factures entrantes ne doivent plus être saisies manuellement par un employé. De nombreux champs sont déjà préremplis, ce qui permet de gagner du temps et de travailler plus efficacement.
On trouve ensuite le Geodynamics Connector. Un appareil accroché dans la camionnette ou sur le site permet aux travailleurs de se badger au début de leur journée de travail, de confirmer le site sur lequel ils travaillent, etc. Ces données sont automatiquement lues par le Geodynamics Connector automatisch dans Business Central for Installation.
« Nous utilisons également l’outil de reporting Power BI de Microsoft, qui permet à nos chefs de projet de prendre facilement le pouls de la situation. Cela garantit une plus grande transparence dans la gestion du projet et permet, le cas échéant, d’anticiper. » conclut Van Cauwenberghe.
Par Philip Declercq
(Photos: Alfa Group)