SOFTWARE
Cool and Comfort 103 – november 2024
Nieuw ERP-systeem geeft meer inzicht op projectniveau
“Astena stelde een sectoroplossing voor, Business Central for Installation, die aansluit bij de standaard Business Central versie, met een minimum aan bijkomend maatwerk”, zegt Ilse Van Cauwenberghe van Alfa Group
Als partner in HVAC, sanitair en elektrische installaties is Alfa TI actief in een mix van projecten
Als partner in HVAC, sanitair en elektrische installaties is Alfa TI actief in een mix van projecten
“Via Visual Planning kunnen we snel en accuraat nagaan of er voor de toekomst al dan niet voldoende capaciteit is om nog bijkomende projecten in te plannen”
Als specialist in grootschalige technische installaties voor de industriële markt en de utiliteitssector is Alfa Technical Installations (Alfa TI) het grootste bedrijf binnen Alfa Group. Sinds kort werkt Alfa TI met Business Central for Installation van Astena. “Binnen ons nieuwe ERP-systeem kunnen we vlotter op projectniveau zoeken en inzicht verwerven”, aldus Ilse Van Cauwenberghe, Finance Director van Alfa Group.
Alfa Group, met hoofdzetel in Lokeren, is een expertise- en krachtenbundeling van 3 operationele bedrijven, samen goed voor een 160-tal medewerkers. Alfa TI is als partner in HVAC, sanitair en elektrische installaties actief in een mix van projecten: industrie (farma, chemie…), utiliteit (ziekenhuizen, labo’s, scholen…) en overheid/PPS (bv. AC Zuid in Gent,…). Daarnaast zijn er Alfa Cooling Technics (Alfa CT) en Alfa Technical Services (Alfa TS). Bedoeling is dat de drie bedrijven op termijn overschakelen van het bestaande ERP-pakket naar Business Central for Installation. Sinds 2021 maakt Alfa Group deel uit van Bouwgroep Van Roey uit Rijkevorsel.
Meer inzicht verwerven op projectniveau
Reeds bij de vorige omschakeling naar een ander ERP-systeem in 2016 stond Astena op de shortlist van bedrijven die in aanmerking kwamen voor het migratietraject. Toen werd vanuit budgettair oogpunt voor een andere aanbieder geopteerd. Dat systeem focuste vooral op projectopvolging en was gekoppeld aan een afzonderlijk boekhoudprogramma. “Door de jaren stelden we vast dat dit systeem op zijn grenzen liep, o.m. door het feit dat het nog serverbased was. Lees: niet in de cloud werkte. De interface – iets waar onze jongere medewerkers meer en meer belang aan hechten – was ook niet meer bijdetijds. Ook functioneel stootten we op een aantal beperkingen. Voor onze projectleiders was het niet evident om op die manier inzicht te verwerven in een project”, aldus Ilse Van Cauwenberghe.
Minimale ballast meenemen
“Bij de keuze voor Astena gaven de manier van samenwerken, de budgettaire aanpak en het teamwork de doorslag. Zij stelden een sectoroplossing voor, Business Central for Installation, die aansluit bij de standaard Business Central versie, met een minimum aan bijkomend maatwerk. Dit resulteerde in de keuze voor Microsoft Dynamics 365 Business Central (standaard Microsoft oplossing) en Business Central for Installation (Astena oplossing), gekoppeld aan enkele randoplossingen”, aldus Van Cauwenberghe. Een dergelijk migratietraject is een leerproces, ook ditmaal. “Het traject dat Astena voorstelde, overtuigde ons. Zij adviseerden ons om het traject voldoende op te splitsen in deelprojecten en gefaseerd te werk te gaan. Ook werd er uitdrukkelijk op aangedrongen om zo weinig mogelijk ballast aan data uit het vorige ERP-pakket (bv. leveranciers waarmee niet meer wordt samengewerkt, verouderde adresbestanden etc) naar het nieuwe systeem mee te nemen.“
Voortraject
“Een aanvankelijk ruim samengestelde werkgroep – alle Alfa TI key-users en een Astena project team – zorgde ervoor dat er moeilijk knopen konden worden doorgehakt. Daarom werd beslist dat een kernteam – de Technical Director, de IT-specialist en de Finance Director van Alfa Group – een voortraject met het Astena-project team zou volgen. Dit kernteam was zeer betrokken en ging voor een oplossing binnen de standaardmogelijkheden van Business Central for Installation. Pas later werd het projectvoorstel ook aan de grotere groep key-users voorgesteld, onder meer aan de senior projectleiders en het boekhoudteam die rechtstreeks betrokken zijn bij elke projectapplicatie. Belangrijk was wel dat zij en cours de route bij het traject betrokken bleven”, zegt Van Cauwenberghe. “Door de gefaseerde aanpak van Astena komen key- en endusers heel snel in aanraking met het operationele systeem. Hierdoor kunnen we heel snel mogelijke issues detecteren, bespreken en indien nodig oplossen.”
Randoplossingen
Aan het nieuwe ERP-pakket zijn ook meerdere randoplossingen gekoppeld. Het vorige ERP-pakket waar Alfa TI gebruik van maakte, voorzag niet in een planningstool als zodanig. Voorheen werd de planning manueel in Microsoft Excel ingegeven. Met Visual Planning volledig geïntegreerd met de oplossing van Astena, beschikt het bedrijf over een planningstool, een instrument waarmee makkelijk inzichten kunnen worden gegenereerd. “Met Visual Planning heeft de planningsverantwoordelijke een tool die overzichtelijker werkt en minder foutgevoelig is. Zowel naar de korte termijn planning als naar de planning op lange termijn geeft Visual Planning ons meer inzichten. Zo kunnen we snel en accuraat nagaan of er bijvoorbeeld voor de toekomst al dan niet voldoende capaciteit is om nog bijkomende projecten in te plannen”, zegt Van Cauwenberghe.
Document Capture & Geodynamics Connector
Een andere randoplossing waarvan Alfa TI gebruik maakt, is Document Capture. Deze module zorgt ervoor dat inkomende facturen op een semi-automatische manier worden ingelezen. Dit impliceert bijvoorbeeld dat men – per leverancier – onmiddellijk bepaalde informatie (een projectnummer, bedragen ter betaling, etc) kan terugvinden. Inkomende facturen moeten niet langer manueel door een medewerker worden ingegeven. Heel wat velden zijn reeds vooraf ingevuld, wat tijdwinst en meer efficiëntie oplevert.
Daarnaast is er ook de Geodynamics Connector. Door een device in de bestelwagen of op de werf op te hangen kunnen arbeiders badgen bij de aanvang van hun werkdag, de werf waarop ze aan de slag zijn bevestigen etc. Deze data wordt door de Geodynamics Connector automatisch ingelezen in Business Central for Installation.
“Ook maken we gebruik van de rapporteringstool Power BI van Microsoft, die onze projectleiders toelaat makkelijk de vinger aan de pols te houden. Dit zorgt voor een grotere transparantie in de projectvoering en maakt het mogelijk, indien nodig, te anticiperen”, besluit Van Cauwenberghe.
Door Philip Declercq
(Foto’s Alfa Group)